خلاصه: سیستم‌های CRM ابزارهای ضروری برای فروش هستند. چالش‌ها و مزایای استفاده از این نرم‌افزارها را  باید کشف کنید و آن ها را یادبگیرید تا بتوانید فروش خود را به حداکثر برسانید

مزایا و معایب سیستم‌های CRM در حوزه آموزش فروش

هر شرکتی دنبال این است که فروش داشته باشد. اما این کار چالش‌های زیادی دارد. سیستم‌های CRM ابزارهای ضروری برای فروش هستند. این سیستم‌ها تمامی اطلاعات مربوط به مشتریان را در خود دارند. کسب‌وکارها باید این نرم‌افزارها را سفارشی‌سازی کنند که این امر برای افزودن داده‌های مرتبط اهمیت دارد. این به این معناست که یک کسب‌وکار می‌تواند فیلدهای جدیدی را که مرتبط با صنعت است، اضافه کند. اگر نیاز به تعریف رابطه‌ای بین فیلدهای مختلف CRM باشد، می توانیم این رابطه در میان فیلد های مربوطه را نیز ایجاد کنیم.

بررسی کلی سفارشی‌سازی سیستم CRM

سفارشی‌سازی پلتفرم CRM یک فرآیند هزینه‌بر است و در صورت تأیید مدیران، می‌تواند به نفع شرکت باشد. سفارشی‌سازی این نرم‌افزار همچنین شامل تنظیم سطح دسترسی کاربران مختلف می‌شود، مانند اینکه آیا می‌توانند به نرم‌افزار دسترسی داشته باشند یا خیر. همه این موارد باید بر اساس نقش‌های کاربران در شرکت، از جمله سطح دسترسی به داده‌ها، انجام شود. هنگام تعریف چنین دسترسی‌هایی، شرکت باید به وظایف شغلی و قوانین حفاظت از داده‌ها توجه کامل داشته باشد. سفارشی‌سازی سیستم CRM همچنین شامل قابلیت استفاده از نرم‌افزار بر روی دستگاه‌های موبایل است. این به معنای توانایی نمایش رابط کاربری آن در اندازه‌های مختلف صفحه‌نمایش مانند موبایل و تبلت نیز می باشد.

چالش‌های تیم فروش و پذیرش سیستم‌های CRM توسط آنها

با این حال، ممکن است مشکلاتی زمانی که تیم به کمک نیاز دارد، رخ دهد. اگر تیم به کار با این نرم‌افزار عادت نداشته باشد، مشکلاتی ایجاد می‌شود. بزرگ‌ترین مشکلی که می‌تواند با پذیرش نرم‌افزار CRM به وجود آید این است که داده‌ها به درستی از سیستم قدیمی به پلتفرم جدید CRM منتقل نمی‌شوند. این‌ها معایبی هستند که می‌توانند زمانی که یک شرکت داده‌های دیگر را با این نرم‌افزار ادغام نمی‌کند، به وجود آیند که در ادامه به این موارد اشاره خواهیم داشت:

1. ایجاد سیلوهای داده

ادغام سیستم قدیمی با سیستم جدید CRM می‌تواند مشکل‌ساز باشد و در نتیجه سیلوهای داده‌ای به وجود می آیند. این به این معناست که داده‌ها در بخشی از نرم‌افزار حالت انزوا پیدا می کنند و سایر نرم‌افزارها به این داده‌ها دسترسی نخواهند داشت. با ذخیره داده‌ها تنها در یک بخش از سیستم، یعنی تنها در یک نرم‌افزار، افرادی که از این نرم‌افزار استفاده نمی‌کنند نمی‌توانند از داده‌های مربوطه برای کاربردهای خود استفاده کنند. سیلوهای داده‌ای مشکل بزرگی هستند زیرا مدیران فروش نمی‌توانند به تمام اطلاعات فروش و اطلاعات شخصی مشتری دسترسی داشته باشند و نمی‌توانند تصمیمات بهتری بگیرند.

2. عدم وجود انبار داده

سیلوهای داده‌ای باعث می‌شوند که انبارهای داده‌ای نتوانند تشکیل شوند. این برای نمایندگان مرکز تماس مشکل‌ساز نیز است، زیرا نمی‌توانند به مشتریان اطلاع دهند که محصول چه زمانی به دست آن‌ها خواهد رسید چون اطلاعی از زنجیره تأمین ندارند. انبار داده برای شرکت بسیار مفید است این مورد این  امکان را به شرکت می‌دهد که از داده‌ها برای تحلیل‌ها و معاملات استفاده کند.

انبارهای داده‌ای همچنین می‌توانند برای جستجوی داده‌ها مورد استفاده قرار گیرند. به دلیل تشکیل سیلوهای داده‌ای، انبارهای داده‌ای نمی‌توانند ایجاد شوند. سیلوهای داده‌ای باعث می‌شوند که کاربران سیستم که به داده‌های حیاتی نیاز دارند نتوانند از انبار داده استفاده کنند. از آنجا که همه داده‌ها در دسترس نیستند، تصمیم‌گیری صحیح در این امر ممکن نیست.

3. عدم علاقه کارکنان

گاهی اوقات، کارکنان ارزش یک سیستم CRM را نمی‌بینند؛ بنابراین، شرکت ممکن است هزینه نرم‌افزاری را که پرداخت کرده به طور کامل از دست بدهد. به همین دلیل، باید به طور مداوم آموزش‌هایی به کارکنان ارائه شود تا به طور کامل با سیستم آشنا شوند. اگر آن‌ها در استفاده از سیستم مشکل داشته باشند، شرکت باید روش‌هایی برای حل آن‌ها پیدا کند؛ در غیر این صورت، کارکنان ممکن است سیستم را کنار بگذارند.

حمایت مدیریت برای پذیرش سیستم مربوطه توسط کارکنان بسیار مهم است. آن‌ها باید نسبت به مزایای آن متقاعد شوند و هرگونه مقاومت از سوی مدیران باید رفع شود. تنها زمانی که نرم‌افزار CRM  توسط کارکنان پذیرفته شود، شرکت می‌تواند بهترین استفاده را از منابع خود داشته باشد.

4. نقصهای امنیتی

ذخیره داده‌ها در یک پلتفرم CRM آسان نیست. این به دلیل امکان انتقال داده‌ها و به دلیل نقصهای امنیتی است. بنابراین، این داده‌ها باید با دقت محافظت شوند. ممکن است مشکلات قانونی ایجاد شود زیرا داده‌های مشتریان که شامل اطلاعات محرمانه مانند سن، جزئیات مالی و غیره هستند، به بیرون انتقال یافته است.

مزایای استفاده از سیستم CRM: به حداکثر رساندن فروش

1. ذخیره اطلاعات سرنخ‌ها

سیستم‌های CRM در فروش بسیار مفید هستند و به نمایندگان فروش کمک زیادی می‌کنند. این به دلیل این است که آن‌ها حاوی تمامی داده‌های مشتریان هستند، مانند جزئیات تماس و خریدهای گذشته آن‌ها را شامل می شوند. با ذخیره تمام داده‌ها در CRM، نماینده فروش به راحتی می‌تواند محصول را به مشتری بفروشد زیرا از ترجیحاتمربوط به محصول مطلع است.

مدیریت سرنخ نیز یکی دیگر از مزایای مهم سیستم CRM است زیرا اطلاعات مربوط به سرنخ‌های ایجاد شده از تمام منابع مانند وب‌سایت‌ها، ایمیل‌ها و شبکه‌های اجتماعی را در خود دارد. افراد از طریق حساب اینستاگرام یا فیسبوک در حوزه  یک کسب‌وکار  می توانند درباره محصولات مربوطه سوالاتی ار مطرح کنند. بنابراین، یک پلتفرم CRM برای نمایندگان فروش ضروری است تا آن را بهتر درک کنند و شیوه کار با آن را بیاموزند.

2. کمپین‌های فروش بهتر

هر مشتری منحصر به فرد است و نیازهای خاص خود را دارد. بنابراین، نرم‌افزار CRM تضمین می‌کند که کمپین‌های بازاریابی بر اساس انتخاب‌های شخصی مشتریان به آن‌ها ارسال می‌شود. تمامی انتخاب‌های مشتریان تحت نام آن‌ها در سیستم CRM ذخیره می‌شود. این انتخاب‌های شخصی بستگی دارد به اینکه آیا مشتری بر روی محصولی در وب‌سایت کلیک کرده یا درخواستی درباره آن ارسال کرده است.

وقتی مشتری کمپین‌های ایمیلی را بر اساس ترجیحات خود دریافت می‌کند، احتمال خرید آن‌ها بیشتر می‌شود. همچنین، مشتری با شرکت یک رابطه کاری برقرار می کند و احتمال خریدهای بعدی مشتری  نیز افزایش می‌یابد. این نرم‌افزار می‌تواند به نماینده فروش مقادیری مانند امتیاز سرنخ بر اساس علاقه و قدرت خرید آن‌ها را نیز ارائه دهد. بنابراین، نمایندگان فروش می‌توانند تمام تمرکز خود را بر روی سرنخ‌هایی با امتیاز بالاتر متمرکز کنند.

3.انجام تمامی کارهای نماینده فروش

سیستم CRM اطمینان می‌دهد که کل فرآیند فروش به صورت خودکار انجام می‌شود. بنابراین، تمامی وظایف نمایندگان فروش مانند پاسخ به ایمیل‌ها و حل هرگونه سؤالات، از جمله ارائه قیمت‌ها را انجام می‌دهد. بنابراین، تیم فروش می‌تواند زمان صرف شده برای این فرآیندها را کاهش داده و بر روی فعالیت‌هایی که نیاز به تصمیم‌گیری دارند تمرکز کند.

نتیجه‌گیری

بنابر آنچه گفته شد، آموزش نمایندگان فروش در استفاده از نرم‌افزار CRM جز جدایی ناپذیر و غیر قابل انکار در حوزه آموزش فروش است. نمایندگان فروش می‌توانند وقتی که به چنین سیستمی دسترسی دارند، به راحتی فروش خود را انجام دهند.